Ein Executive Briefing für Kanzleiinhaber und Partner
Die profitabelste Entscheidung einer Kanzlei ist häufig nicht, welches Mandat sie annimmt, sondern welches sie ablehnt. Die meisten Kanzleien treffen diese Entscheidung dennoch intuitiv, unter Zeitdruck und maßgeblich anhand einer einzigen Kennzahl: dem in Aussicht gestellten Honorarumsatz. Das ist die teuerste Art, Mandatsannahme zu betreiben.
Wer jedes Mandat annimmt, das Umsatz verspricht, bindet Kapazität, die für strategisch wichtigere Fälle fehlt, verdünnt die eigene Positionierung und trägt am Ende häufig genau die Mandate, die sich im Nachhinein als unrentabel erweisen. Eine strukturierte Mandatsannahme ist deshalb kein administrativer Selbstzweck, sondern eine der wirkungsvollsten Steuerungsentscheidungen einer Kanzlei.
Die eigentliche Frage lautet nicht Umsatz, sondern Fit
Bevor Honorarpotenzial überhaupt relevant wird, muss ein Mandat zur strategischen Positionierung der Kanzlei passen: zum Zielmandantenprofil, zu den priorisierten Rechtsgebieten und zur Marke, die die Kanzlei aufbauen will. Ein großes, gut bezahltes Mandat außerhalb dieses Profils bindet nicht nur Kapazität, es verwässert auch die Wiedererkennbarkeit, die im Wettbewerb über Mandatsgewinnung entscheidet.
Kanzleien mit klarer Positionierung, siehe dazu den ersten Teil dieser Reihe, können diese Fit-Frage in Sekunden beantworten. Kanzleien ohne klare Positionierung diskutieren sie bei jedem einzelnen Mandat neu, was Zeit kostet und zu inkonsistenten Entscheidungen führt.
Verfügbare Kapazität ehrlich einschätzen
Ein Mandat anzunehmen, für das keine reale Kapazität vorhanden ist, verschiebt das Problem lediglich in die Zukunft: auf überlastete Teams, verspätete Bearbeitung, sinkende Qualität und im schlimmsten Fall auf einen unzufriedenen Mandanten, der die Kanzlei nicht weiterempfiehlt. Kapazitätsplanung darf sich dabei nicht auf die Partnerebene beschränken, sondern muss die tatsächliche Verfügbarkeit auf Associate- und Counsel-Ebene einschließen, dort, wo der Großteil der Arbeit tatsächlich geleistet wird.
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Honorarpotenzial und Zahlungsrisiko gemeinsam bewerten
Der erwartete Honorarumsatz ist nur die halbe Wahrheit. Ebenso entscheidend ist, wie wahrscheinlich und wie schnell dieses Honorar tatsächlich fließt. Mandanten mit bekannt schwacher Zahlungsmoral, angespannter eigener Liquidität oder hoher Verhandlungsbereitschaft bei Rechnungen sollten mit einem Risikoabschlag bewertet werden, nicht mit dem nominalen Honorarpotenzial. Bei größeren oder neuen Mandanten gehört eine kurze Bonitäts- und Reputationsprüfung in jeden Mandatsannahmeprozess.
Folgegeschäft und Reputation als unterschlagene Werttreiber
Manche Mandate lohnen sich nicht wegen des unmittelbaren Honorars, sondern wegen dessen, was sie ermöglichen: Zugang zu einer neuen Branche, Referenzfähigkeit für ähnlich gelagerte Fälle, oder die Aussicht auf wiederkehrendes Mandatsvolumen desselben Mandanten. Andere Mandate lohnen sich trotz auskoemmlichem Honorar nicht, weil sie Reputationsrisiken bergen oder die Kanzlei in ein Licht rücken, das der angestrebten Positionierung widerspricht.
Diese Faktoren lassen sich nicht auf den Cent genau beziffern, gehören aber ausdrücklich in die Entscheidung, nicht nur implizit in das Bauchgefühl des annehmenden Partners.
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Opportunitätskosten: Wofür Sie diese Kapazität sonst einsetzen könnten
Jede Kapazitätseinheit, die in ein Mandat fließt, kann nicht gleichzeitig für ein anderes Mandat, für Business Development oder für die Entwicklung jüngerer Anwälte genutzt werden. Diese Opportunitätskosten sind der am häufigsten übersehene Faktor in der Mandatsannahme, gerade in Phasen hoher Auslastung, in denen die Versuchung groß ist, jedes Mandat anzunehmen, weil gerade so viel nachgefragt wird.
Genau in diesen Phasen ist eine strukturierte Annahmeentscheidung am wertvollsten: Sie schafft Kapazität für die Mandate, die tatsächlich zur strategischen Ausrichtung und zur Profitabilität der Kanzlei beitragen, siehe dazu auch unseren Artikel zur Mandatsprofitabilität.
Ein einfacher Entscheidungsrahmen für die Mandatsannahme
Sieben Fragen, konsequent vor jeder Mandatsannahme gestellt, ersetzen das Bauchgefühl durch eine nachvollziehbare Entscheidung: Passt das Mandat zur strategischen Positionierung? Ist reale Kapazität auf allen benötigten Erfahrungsstufen vorhanden? Wie hoch ist das realistische, nicht das optimistische Honorarpotenzial? Wie hoch ist das Zahlungsrisiko dieses Mandanten? Eröffnet das Mandat glaubwürdiges Folgegeschäft? Wie wirkt sich die Mandatsannahme auf die Reputation der Kanzlei aus? Und, entscheidend: Was könnte diese Kapazität stattdessen leisten?
„Die wirtschaftlich stärksten Kanzleien, die ich kenne, sind nicht die mit den meisten Mandaten. Es sind die, die am konsequentesten Nein sagen können.“
Ricardo Dietl, Managing Partner, Blacksd Global
Der nächste Schritt
Eine strukturierte Mandatsannahme ist keine Bürokratisierung des Tagesgeschäfts, sondern eine der wenigen Entscheidungen, die eine Kanzlei jeden Tag neu trifft, mit direkter Wirkung auf Positionierung, Profitabilität und Kapazitätsnutzung. Kanzleien, die diesen Prozess bewusst gestalten, wachsen selektiver, profitabler und mit deutlich weniger operativer Reibung.
Blacksd Global unterstützt Kanzleiführungen dabei, einen klaren, im Alltag praktikablen Mandatsannahmeprozess aufzusetzen, der wirtschaftliche Vernunft und strategische Ausrichtung zusammenführt.
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